טיפים לעיצוב והדפסת פנקסי חשבוניות

פנקסי חשבוניות הינם כלי עבודה פשוט ונוח המתאים לעצמאיים ועסקים קטנים עד בינוניים. ישנו צורך משפטי ביצירת סדר בתהליך הוצאת החשבוניות כך שבעלי עסקים יספקו ללקוחותיהם את ההעתק המקורי, יעבירו העתק נוסף למנהל החשבונות שלהם וישמרו עותק נוסף אצלם לצורך התיעוד והמעקב.

הדפסת פנקסי חשבוניות הינה הפתרון המקובל לצורך בסיסי זה. מדובר בפתרון פשוט וזול ולכן הוא עדיין נתפס כאופציה המתאימה ביותר לבעלי עסקים קטנים ובינוניים. ישנן כמובן תוכנות המאפשרות הפקת חשבוניות ללא צורך בהדפסה פנקסים, אך התוכנות הללו יקרות עפ"י רוב ולכן אינן מייצגות פתרון כלכלי עבור עצמאיים ובעלי עסקים קטנים עד בינוניים.

הקידמה הטכנולוגית בשנים האחרונות הובילה לשיפור ניכר בתהליך הזמנת פנקסי החשבוניות. המערכת המתקדמת שלנו באינק מאפשרת ללקוחותינו לעצב ולהזמין בעצמם את פנקסי החשבוניות ללא צורך בנציג מכירות או מעצב גרפי. לפיכך תהליך עיצבו והזמנת פנקסי חשבוניות הפך ליעיל ונוח לשימוש.

על מנת להקל על לקוחותינו בתהליך עיצוב ורכישת הפנקסים, ריכזנו מספר טיפים שלדעתנו יעזרו ביצירת עיצוב מוצלח לפנקסים:

1.      פרטי עסק – חשוב מאוד לזכור לכלול את פרטי העסק שלכם בצורה ברורה בראש החשבונית. רצוי שהכיתוב יהיה מעט גדול יותר משאר הכיתוב בחשבונית על מנת להבליט את שם העסק. לצד שם העסק יש להקפיד לרשום את מספר העוסק המורשה/ ח.פ/ עוסק פטור או תעודת הזהות. זהו מספר הזיהוי של העסק ומכאן הצורך להשתמש בו.

2.      לוגו – אם יש לכם לוגו, הקפידו לצרף אותו לעיצוב. כדי לעשות זאת, כל שעליכם לעשות הוא ללחוץ על לחצן הוספת תמונה ולמקם אותו במקום הנכון – עפ"י רוב ליד שם העסק.

3.      כתובת ופרטים למשלוח דואר – כחלק מתצוגת פרטי העסק, חשוב לציין מהי כתובתו ובעיקר מהי הכתובת למשלוח דואר. הכתובת למשלוח דואר תשמש את הלקוחות לשליחת הצ'ק ומכאן הצורך בהקפדה.

4.      מידת הפנקס – כאן ישנם שני שיקולים עיקריים: מחיר והפרטים שצריכים להופיע בתיאור השירות או המוצר אותו אתם מספקים. במידה ותיאור השירות או המוצר אינו ארוך וכולל כמה משפטים, ייתכן ותבחרו בפנקסים במידה קטנה יותר מכוון שהם זולים יותר. ישנם גם פנקסי שישיות בהם מחיר כל חשבונית הוא הזול ביותר בגלל המידה הקטנה. אך אם יש לכם צורך בתיאור מעט ארוך יותר, אפשר ורצוי להזמין פנקסים במידה גדולה יותר. הפער במחיר הוא זניח והנוחות הופכת להיות מרכזית.

5.      בחירת טבלה – בסופו של דבר, הטבלה והדרך בה בה היא בנויה היא האלמנט העיצובי החשוב ביותר בחשבוניות. אנו מציעים מספר לא מבוטל של עיצובי טבלאות, כל טבלה והפרטים המופיעים בה. אנו מאמינים כי בין העיצובים הקיימים תוכלו למצוא בקלות עיצוב המתאים לצרכים העסקיים שלכם.

6.      מספור הפנקסים – רשויות המס דורשות מספור רץ לחשבוניות של כל בעל עסק. זאת על מנת למנוע מצב בו ישנן מספר חשבוניות עם אותו המספר, מה שימנע את היכולת לעקוב אחר החשבוניות בצורה יעילה. חשוב לזכור את המספור מההזמנה הקודמת על מנת שמור על הסדר הרץ בהזמנות הבאות.

7.      מקור + העתק או שניים – כאשר מדובר בפנקסי חשבוניות עסקה, אין בפועל צורך לדווח לרשויות המס (בניגוד לחשבוניות מס) ולכן רבים מעדיפים הדפסת פנקסים בעלי מקור + העתק אחד. בפנקסי חשבוניות מס יש צורך לדווח לרשויות המס ולכן נהוג להזמין פנקסים הכוללים מקור ושני העתקים – מקור ללקוח, העתק לרשויות המס ועותק אחרון ישמר אצלכם לצורך מעקב.

לסיכום נאמר כי פנקסי חשבוניות הינם כלי העבודה המקובל לניהול ספרי חשבונות. הם זולים, פשוטים לשימוש, אינם דורשים חיבור אינטרנט או מחשב ועונים על צרכי כל הצדדים.